Todo acerca de la Impresión Fiscal

Todo sobre las Impresoras Fiscales. Integración con Equipos y con Software.
Autor: TODO_PUNTO_DE_VENTA (44)
"http://guia.mercadolibre.com.ve/todo-sobre-impresoras-fiscales-integracion-equipos-y-software-12471-VGP"
En esta guía explicaremos todo lo que Usted necesita saber para adquirir correctamente una Impresora Fiscal.
Entendemos que es una compra delicada, porque debe cumplir con la normativa vigente, y tener en cuenta la futura, porque es una inversión importante, porque debe ser compatible con los equipos que se tengan y, especialmente, con los sistemas administrativos actuales.
________________________________________________________________________________________
Sobre Impresoras Fiscales
¿Qué es una impresora fiscal de facturas?
La impresora fiscal es un dispositivo que permite registrar y controlar la información que se imprime en un comprobante fiscal (factura).
La impresora fiscal almacena en una memoria el monto de las ventas y los impuestos que aparecen en las facturas.
¿Quiénes pueden utilizarlas?
Aquellos contribuyentes que realicen operaciones con no contribuyentes.
Independientemente del número de impresoras fiscales que posea un establecimiento es requerida una Pantalla de control Fiscal(Dispositivo que utilizan los fiscales del SENIAT para revisar las ventas).
Definición y requisitos que deben cumplir
Se entiende por máquina fiscal, al dispositivo mecánico, eléctrico o electrónico que cumpla con los requisitos o exigencias que se detallan en la Resolución.
Las máquinas fiscales deben cumplir con los siguientes requisitos:
1) Tener una Unidad de Memoria Fiscal, la cual debe estar fijada al armazón de la máquina en forma inamovible.
2) Tener una Memoria de Trabajo que expida un Reporte Global diario el cual formará parte de la contabilidad del contribuyente, según lo establecido en la Resolución.
3) Tener adherida en un lugar visible la etiqueta fiscal.
4) Poseer una pantalla que facilite la obtención del reporte de memoria fiscal.
5) La unidad impresora de los comprobantes deberá tener rollo de auditoria.
6) Tener un dispositivo para introducir las operaciones de ventas.
7) Emitir comprobantes fiscales que contengan la información requerida en la Resolución.
PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR IMPRESORAS FISCALES:
1. Las impresoras deben ser conectadas con un cable serial especialmente diseñado para ellas.
2. Cuando se entrega la Impresora Fiscal al Cliente:
La impresora no tiene los datos del cliente, esto es para que pueda realizar pruebas o entrenamiento.
Las pruebas de facturación deben ser hechas con productos EXENTOS de impuestos.
Puede realizar hasta 5 CIERRES o Reportes Z.
3. Después de realizadas las pruebas y/o entrenamiento, los datos correspondientes al cliente, son colocados por el integrador.
4. Cuando se entrega la impresora al cliente obligatoriamente debemos anexar el LIBRO DE CONTROL FISCAL:
El Integrador debe registrar todos los cambios que se realicen en la Impresora Fiscal.
Este libro debe estar en posesión absoluta del cliente.
Cuando la impresora por alguna razón necesite movilizarse, debe hacerlo acompañada por el Libro de Control.
MOVILIZACIÓN DE LAS IMPRESORAS FISCALES:
Una vez instalada una impresora fiscal en algún establecimiento y de requerir alguna modificación de ubicación se debe tener en cuenta que:
Si la impresora se moviliza dentro la misma ciudad o estado, puede realizar el traslado sin ningún tipo de cambio en la misma.
Si la impresora es trasladada fuera del estado debe ser zonificada nuevamente. Esto tiene un costo.
Funcionamiento de las Impresoras Fiscales:
La impresora fiscal se diferencia de las demás por el hecho de que ella guarda internamente la información pertinente a los totales de ventas gravables y exentas, e impuestos facturados e impresos a través de ella. Normalmente, el sistema Administrativo guarda la factura, actualiza la base de datos, descarga inventarios y luego la imprime.
Cuando se manejan impresoras fiscales el método es diferente:
Primero se imprime la factura. La impresora avisa al sistema que la impresión fue exitosa y que grabó la información fiscal.
El sistema procede a actualizar su base de datos, descargando inventarios, etc.
Mientras la impresora no avise que la grabación fiscal fue exitosa, el sistema no puede actualizar su base de datos.
El sistema es esclavo de la respuesta de la impresora.
Numeración de Factura
El sistema puede tener una numeración correlativa de facturas y una serie en particular para el punto de venta, pero la impresora lleva su propia numeración con el nombre de FACTURA FISCAL.
Que son los Reportes X?:
Los cortes X, se efectúan para cuadrar las cajas en cambios de turno. Cada vez que se factura se graba temporalmente el total de la factura (Base imponible, Monto Exento, IVA, Impuesto2 e Impuesto3. Al efectuar un corte X, se borran las facturas parciales y se almacena temporalmente el resultado del Reporte X. Al efectuar un corte Z, se borran los cortes X anteriores y se almacena el Z.
Que son los Corte Z?:
El corte Z es muy importante cuando se utilizan impresoras fiscales, además de ser la información que se envía a Contabilidad, la impresora lleva un reloj interno que mantiene la fecha y la hora.
Si pasan 24 horas desde el último Corte Z. la impresora se bloquea y por supuesto el Sistema Administrativo no podrá facturar.
Es obligatorio, efectuar Corte Z, al finalizar el Día de Trabajo, al cerrar el último turno.
Se imprimen siempre 2 reportes: Corte Z y Reporte Z. El reporte Z es el que se envía a contabilidad y el Corte Z queda como soporte dentro de la empresa. Ninguno debe ser desechado.
Sobre el Papel:
Hay que estar pendiente de que no se acabe el rollo de papel a mitad de una impresión de factura, ya que la impresora se cuelga, hay que apagarla, se pierde la factura y hay que volver a hacerla.
Un buen truco es marcar el rollo de papel con un marcador negro o rojo. Así el cajero estará pendiente de cambiar el rollo inmediatamente.
Sobre El visor fiscal:
Es de uso exclusivo para el Fiscal del Seniat o Personal autorizado por la misma institución. Con el se pueden imprimir resúmenes de ventas para rangos de fecha. Se requiere uno por empresa, no por impresora.
Mantenimiento: Solo personal autorizado por el Fabricante o Distribuidor a Nivel Nacional (Epson, Bematech, Aclas, Bixolon, Casio BMC), pueden efectuar mantenimiento a la impresora, y están obligados a llenar el libro de Servicio Técnico que esta incluye.
El Libro de Servicio Técnico:
Es un libro que donde se registran las reparaciones que ha tenido la impresora fiscal. Es obligatorio poseer un libro técnico por cada impresora. Este libro obligatoriamente tiene que ser llenado por la empresa que vendió la impresora fiscal al cliente. Obligatoriamente tiene que estar llenado con los datos de la empresa que vende la impresora (Nombre, Rif, Dirección y Número de factura de venta), Los datos de la empresa Mayorista que vendió la Impresora al distribuidor (Nombre, RIF, , Dirección), el número de serial de la impresora. Nombre del técnico que personalizo la impresora, Sello de la empresa Distribuidora. Obligaciones Fiscales.
SENIAT. Al ser visitados por fiscales del Seniat les será exigido El Libro de Servicio Técnico de cada impresora fiscal que posea la empresa. El fiscal del SENIAT podrá exigir la factura original de compra de la impresora fiscal al distribuidor así como el visor fiscal.
Libros de Venta: Los libros de venta se llevarán por corte Z, indicando: Fecha, Comprobante Fiscal inicial, Comprobante fiscal final, Numero de Corte Z, Monto Exento, Total con Impuestos, Monto Base Imponible IVA 1, Base Imponible IVA 2, Monto Impuesto 1, Monto Impuesto 2. Debe asentarse una línea por cada día o corte Z. Es decir un libro de venta no debe tener mas de 31 líneas. Los números de Comprobante y de Reporte Z son los que emite la impresora fiscal, NO el sistema administrativo.
________________________________________________________________________________________
Qué equipo convendría comprar para estar al día con el SENIAT?
Cómo controlar mi Inventario?
Cuál de los Sistemas me conviene más?
La primera interrogante que todo comerciante debe responderse es si requiere tener inteligencia del negocio, o si no se necesita.
En éste segundo caso se puede instalar una sencilla Caja Registradora Fiscal, con un mínimo control de Inventarios, porque de otro modo se implantaría un Sistema, en un PC, que imprimirá las facturas por una Impresora Fiscal.
Si decide por Caja Registradora, porque no necesita controlar ningún inventario, ya que ofrece servicios, o el registro de cada compra sería casi imposible, son membresías o hay otros medios para ello, nos interesamos por saber quien o quienes van a operar la caja, por la seguridad, para evitar fraudes, porque al no existir control de entradas, es imposible vigilar las ventas contra las existencias, permanentemente. Recién entonces nos preocupamos por los Artículos, Departamentos y otros temas técnicos, que nos llevarán a recomendar uno u otro modelo de los distintos que distribuimos.
En el primer camino, de las Cajas Registradoras Fiscales, tenemos algunas marcas que destacan, Aclas, Casio y BMC, y por ahora recomendamos las Aclas, por la batería de 72 horas que poseen y su capacidad para integrarse con un PC, mediante un básico software gratuito. Esto cuesta entre Bs. 3.650 y 3.850 con IVA y proceso de Fiscalización incluidos. Las BMC son convenientes en automercados, y negocios de alta rotación. La Casio tiene otros atractivos, entre ellas, el precio.
Las Cajas Registradoras modernas pueden ser conectadas a Balanzas, Lectores de Código de Barras y a un PC, donde se instala una aplicación que permite importar y exportar las operaciones de cada día a una hoja de cálculo de Excel. Este sistema es gratuito y permite armar una cierta arquitectura contable.
Ofrecemos un curso, normalmente de 1 hora, al momento de la entrega, que cuesta Bs. 190, para aprender a manejar óptimamente las Cajas Registradoras.
Con el tema del control del Inventario, empezamos a entender cada negocio, para orientarlos en la dirección correcta, y las preguntas claves son las siguientes:
? Qué sistema administrativo o de Punto de Venta maneja?
? Donde están ubicados?
? A qué se dedican?,
? Hay sucursales o franquicias?
? Cuantas cajas habrán en cada tienda?
? Tendrán un computador atrás, en la oficina, que actuará como servidor?
? Hay cables para tender una red?.
? Quieren poner Verificadores de precio para que los propios usuarios revisen en una pantalla el costo de cualquier producto?.
? Necesitan cámaras de vigilancia, sensores en los productos y control en las puertas?.
? Quieren trabajar con tecnología Touchscreen, y el computador integrado?
? Comprenden la importancia del Lector de Código de Barras para evitar errores que descontrolan el Inventario, robos y otros problemas?.
Es entonces cuando emitimos un diagnóstico, proponiéndoles una solución integrada, de hardware y software, si es el caso, traducida en una Cotización.
En el PC se van a instalar Periféricos y Sistemas.
Opciones con las Impresoras fiscales:
? de 80 mm o de 80 col. (ticket o carta),
? matriciales o térmicas,
y podemos seleccionar entre las mejores marcas:
Impresoras Fiscales
Epson PF 220
Epson PF 300
Bematech MP 4000
Bematech MP 2100
Bixolon SRP 350
Bixolon SRP 270
Okidata ML1120
AclasPP1F3
Hasar
Sus costos van de Bs. 3.500 a Bs. 6.500, más IVA y nos llevan en varias direcciones:
1. Equipos fiscales y procesos necesarios:
El SENIAT exige el uso de un Panel de Control Fiscal, para la lectura de la memoria fiscal de la máquina durante las Inspecciones, que cuesta alrededor de Bs. 650 y mas.
El INDEPABIS obliga tener un Display para el Cliente, que vale Bs. 850 hacia arriba.
Para nosotros son opcionales.
Enseguida, debemos fiscalizarla, que es un proceso donde enteramos al SENIAT con su RIF, adquirimos, transportamos y precintamos la máquina, registramos sus datos, emitimos un Primer Reporte, y sellamos el Libro de Control, que le entregamos. Costo Bs. 190.
2. Sistemas compatibles:
Estas impresoras operan con Sistemas Administrativos Integrados, como ICG, Profit Plus, Premium Soft u otros, o con Sistemas específicos para Puntos de Venta, como son el POSyTIV, el D-POS o POS&Touch, entre otros.
Sistema para Puntos de Venta
Las Compras, las Ventas y los Inventarios, por talla, tipo, modelo, color, clase, se controlan de una manera muy sencilla, con el Sistema POSyTIV, que se puede revisar desde donde se quiera. Un sistema que permite facturar con pocos clics, entrenar a los cajeros en minutos, y con el menor costo posible. Podemos monitorear su funcionamiento, hacer los cambios que convengan, desde aquí, y Usted lo puede ver siempre que lo desee. Pensado para comerciantes, usando todo el poder de Excel para simplificar su gestión. El tiempo de configuración es de sólo 3 horas.
Profit Plus:Sistema Administrativo Integrado con diferentes versiones, funcionalidades y ventajas. Ideal cuando se requiere más que un Punto de Venta, para obtener además del Administrativo, la Contabilidad y la Nómina, por ejemplo.
3. PC y periféricos adecuados, y consumibles:
Si no tiene para este destino un PC, o micro PC, el monitor, LCD o TouchScreen, el teclado y el mouse, también lo proveemos, al igual que los Display de precios, Gavetas electrónicas, lectores de código de barras, impresoras de códigos de barras, y otros equipos de POS.
Por último, importa conectamos los equipos a las Balanzas, Filizola y Micheletti, cuando se solicitan.
Por supuesto, proveemos los rollos de papel químico o térmico que se requieren.
En algunos casos es preciso trabajar con etiquetas con códigos creados por Ustedes mismos. Necesitarán también una Impresora de código de barras. Recomendamos la Zebra 2824, si son pocas, o la Zebra 2844, cuando son más.
Normalmente hay que tener también una gaveta electrónica, portabilletes y monedas, que puede ser con bandeja extraíble, para el cambio de turno.
En la oficina podria requerirse también una impresora multifuncional, cualquiera, para los reportes gerenciales, que no debera estar en el area de facturacion